IT-Dokumentation – einfach, schnell, vollständig

Besteht Ihre IT-Dokumentation noch aus Tabellen und Textdokumenten? Mit der CMDB (Configuration Management Databse) „i-doit“ revolutionären Sie Ihre Prozesse, sichern Ihr Wissen zentral und erhöhen die Effizients Ihrer Mitarbeiter.

Die klassische IT-Dokumentation

Eine schlechte IT-Dokumentation belastet Ihre Mitarbeiter, verzögert Tagesabläufe, Geschäftsprozesse und reduziert Ihre Servicequalität.

Wenn Ihnen Sätze wie „Was hattest du denn an dem Server geändert? Steht das irgendwo? Schick mir mal bitte die Zugangsdaten rüber…“ oder „Ich kann da grad nicht drauf zugreifen, der Kollege ist gerade im Urlaub“ bekannt vorkommen, dann sollten Sie den Entschluss fassen ein Dokumentationstool einzuführen. Zugegeben, eine gute IT-Dokumentation benötigt Zeit, aber haben Sie mal kalkuliert wie viel davon Ihre Mitarbeiter damit verschwenden benötigte Informationen zu ermitteln? Die Zugangsdaten für Geräte und Systeme befinden sich in den meisten fällen auf dem lokalen PC des Verantwortlichen. Oft als einfache Tabellen oder Textdokumente, machmal auch nur als handgeschriebener Zettel in der Schublade. Software und Lizenzen werden in den meisten Fällen überhaupt nicht erfasst. Hinzu kommt das Mitarbeiter die das Unternehmen verlassen auch unbewusst Ihre „Dokumentation“ mitnehmen.

Personalfluktuation

Existiert ein Prozess zur Sicherung der Informationen in Ihrem Unternehmen wenn ein Mitarbeiter dieses verlässt? Falls ja, beglückwünsche ich Sie an dieser Stelle. Im Normalfall, wird sein Arbeitsplatz für den nächsten Mitarbeiter neu aufgesetzt und alles was nicht als wertvoll identifiziert wird im Papierkorb entsorgt. Die handgeschriebenen Zettel und Notizbücher gehören in der Regel nicht dazu.

Eine Postit Sammlung ist gegenüber der verbreiteten Meinung keine Dokumentation.


Nachteile

Mitarbeiter „horten“ Informationen die verloren gehen wenn Sie das Unternehmen verlassen, die Neuerfassung benötigt Zeit.

Informationen sind nicht Verfügbar wenn der entsprechende Mitarbeiter nicht erreichbar ist.

Der Informationsstand ist bei Änderungen nicht für alle bekannt.

Die Dokumentation ist in den meisten Fällen unvollständig und unbrauchbar.

IT-Dokumentation mit i-doit

Mit „i-doit“ haben Sie eine zentrale Datenbank, auf die alle Ihre Mitarbeiter zugreifen können. So erhalten Sie zu jeder Zeit die Informationen die Sie benötigen. Von der Dokumentation des einfachen PC-Arbeitsplatzes bis zum dokumentieren eines gesamten Standortes inkl. aller Verkabelungen lässt i-doit keine Wünsche offen. Wenn ein Angestellter Ihr Unternehmen verlässt, können Sie seinen Nachfolger mit einem Klick in die selbe Benutzergruppe hinzufügen und er erhält sofort Zugriff auf alle Informationen die sein Vorgänger hatte. So wird eine reibungslose Übergabe und Einarbeitung des neues Mitarbeiters sichergestellt.

Anwendungsgebiete und Features

  • Inventarisierung Ihrer bestehenden IT: Statten Sie Ihre Geräte mit QR-Code Etiketten aus um sämtliche Informationen über einen Scanner oder das Smartphone abzurufen.
  • Unbegrenzte Auswertungsmöglichkeiten: Listen Sie auf Knopfdruck alle Geräte einer Abteilung, Etage, Standortes oder Landes mit den von Ihnen gewünschten Informationen auf.
  • Keine Gerätesuche mehr: Auf Raumplänen und der Serverschränke-Ansicht lassen sich Geräte anordnen und liefern Ihren Technikern einen Überblick über den genauen Standort. Die Geräte lassen sich anhand aller Eigenschaften inkl. Standort, Seriennummer, IP oder Name suchen. Verkabelungen lassen sich ebenfalls abbilden.
  • Handlungskompetenz im Notfall: Erstellen Sie Notfallhandbücher mit Anweisungen und Kontaktpersonen um Geräte und Services bei einer Störung schnell wiederherzustellen. Stichwort: Incident Management
  • Software- & Lizenzmanagement: Reduzieren Sie Ihre Kosten in dem Sie nicht genutzte Lizenzen und Software Identifizieren. Auch Hersteller Audits begegnen Sie schnell & sicher da Sie alle nötigen Informationen binnen Sekunden bereitstellen können.
  • Bestehende Daten nutzen: Bereits vorhandene Dokumentationen in Form von Tabellen können in i-doit importiert werden, um die benötigten Objekte automatisch anzulegen.
  • Change Management: Alle Änderungen vom Antrag bis zur Umsetzung sind nachvollziehbar.
  • Unabhängig vom Betriebssystem: Greifen Sie vom Gerät Ihrer Wahl zu. Die Bedienoberfläche ist von jedem Gerät mit einem installierten Browser aufrufbar.

Weitere Funktionen durch i-doit Add-ons

i-doit ist vielseitig erweiterbar um Ihre Prozesse bestmöglich zu unterstützen.

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KOstenfreie Beratung

Pattrick Bluhm

Ihr Berater, Projektleiter und Trainer

Seit 5 Jahren arbeite ich mit Unternehmen unterschiedlichster Branchen zusammen, vom Gastronomen bis hin zum Softwareentwicklungshaus. Durch diese Vielfalt ist es mir möglich mich auf die unterschiedlichsten Menschen einzustellen und Branchenspezifische Ziele und Anforderungen zu ermitteln. Eine vollständige Dokumentation ist immer auf eine klare Zielsetzung, planerisches Vorgehen und steuerung der Ergebnisse zurückzuführen. Durch meine Erfahrung und Kompetenzen verfüge ich über die nötigen Werkzeuge, um auch in Ihrem Unternehmen i-doit als Dokumentationslösung erfolgreich einzuführen.

Als Zertifizierter IT-Projektleiter (IT-Business Manager), Projektmanagement-Fachmann  nach GPM – IPMA Competence Baseline Version 3.0, Interner Auditor nach ISO 9001:2008 und IT-Administrator habe ich ein Ziel:

Projekte zum Erfolg zu führen

 

Pattrick Bluhm – Certified IT Business Manager

Kundenmeinungen

Top Beratung und Betreuung

Wir sind voll und ganz mit dem Rundum-Service von www.bluhm-webservices.de zufrieden gewesen. Herr Bluhm leitete den Workshop sehr strukturiert, sicher und konnte das Thema sehr ausführlich vermitteln. Auch auf detailliertere Fragen konnte Herr Bluhm immer einen Lösungsansatz anbieten. Weiterhin war der Workshop sehr praxisnah aufgebaut. Viele Themen konnten direkt in einer Live-Testumgebung demonstriert werden. Auch spezielle unternehmensspezifische Gegebenheiten konnten direkt getestet und besprochen werden. Besonders gut hat uns gefallen, dass wir nicht nur in der Pre-Sales Phase sondern auch später nach dem Kauf und im Produktiveinsatz der Software immer eine sehr gute Betreuung erhalten haben.

Arthur Dutt / Hermann Wegener GmbH & Co. KG