Leitfaden zur Einführung eines IT-Dokumentationssystems

In diesem Leitfaden beschäftigen wir uns mit der erfolgreichen Einführung eines IT-Dokumentationssystem. Jedes Unternehmen hat andere Schwerpunkte, daher muss genau identifiziert werden welche Informationen für die Dokumentation Relevant sind. Nur so lässt sich eine IT-Dokumentation effektive pflegen und Zeit sparen. Mit der Einführung einer neuen IT-Dokumentationslösung ist auch eine Anpassung der bestehenden Prozesse notwendig. Genau hier liegt die Problematik aufgrund dessen viele Projekte scheitern. Ich empfehle Ihnen hierzu einen umfassenden Vorgabe- und Zielkatalog zu erstellen.

Inhalte identifizieren

Wie bereits genannt muss man im Vorfeld genau Analysieren welche Informationen für die Dokumentation benötigt werden. Welche Informationen benötigen Techniker bezüglich Hardware, Lizenzen und Software im Serviceeinsatz? Beziehen Sie diese auf jedenfall in die Planung mit ein! Sie werden Ihnen auch bereits einen großteil der Informationen nennen können die Sie nicht benötigen werden. Hierbei kann es auch Sinnvoll sein zwischen den Abteilungen zu Differenzieren.

Verantwortlichkeiten

Ich bin nicht Verantwortlich, das ist nicht meine Baustelle. So zumindest denken viele Angestellte. Planen Sie genau welche Angestellte für die jeweiligen Bereiche Verantwortlich sind. So legen Sie auch gleich Ansprechpartner für Personen fest, die in den betroffenen Bereichen arbeiten. Es geht dabei nicht darum einen Sündenbock zu haben sondern der Grundgedanke sollte sein Mängel zu erkennen und ggf. mit den betroffenen Personen die bestehenden Prozesse zu überarbeiten um zukünftig Fehler zu vermeiden. Stellen Sie Ihre Ansätze offen zur Diskussion.

Datenbank befüllen

In Ihrem Unternehmen existiert bereits eine Dokumentation. Höchstwahrscheinlich in Form von Excel Tabellen, Textdokumenten und handschriftlichen Notizen. Es gilt nun ein Konzept zu erarbeiten wie diese Informationen in die Datenbank (CMDB) übernommen werden können. Stichwort: Verantwortlichkeiten! I-doit ermöglicht hier beispielsweise den Import über .csv Dateien. In den meisten Fällen reicht bereits das hinzufügen einer zusätzlichen Spalte um einen Import zu ermöglichen. So können Sie die Geräte schnell der Datenbank hinzufügen.

Pflege der Datenbank

Sie befinden sich nun in der entscheidenen Projektphase. Verlassen Sie sich nicht darauf das Ihr Konzept vollständig umgesetzt und Dokumentation bereits gelebt wird. Führen Sie gespräche mit Ihren Mitarbeitern. Das muss nicht das groß angelegte Meeting sein sondern kann auch gerne am Kaffeetresen mit einzelnen Mitarbeitern geführt werden. Im täglichen Betrieb werden Vorgänge auftauchen, die Sie bei Ihrer Prozessplanung nicht bedacht haben. Das ist kein Problem! Solange Sie diese erkennen und nachsteuern. Sie werden bereits erkannt haben wie wichtig die Stakeholder Steuerung ist.

Anpassung der Prozesse

Ihr Unternehmen entwickelt sich weiter, Ihre Prozesse müssen das auch. Ihre Mitarbeiter haben nun bereits viel Erfahrung mit der neuen Datenbank gesammelt, nutzen Sie diese Erkenntnis für die umgestaltung Ihrer bestehenden und neuen Prozesse. Das trägt nicht nur zu einer optimale Gestaltung der Prozesse bei sondern sichert Ihnen auch die Akzeptanz der Mitarbeiter.

Checkliste

  • Identifizieren Sie die Ziele und Inhalte Ihrer IT-Dokumentation
    • Zielkatalog erstellen
    • Vorgabekatalog erstellen
  • Legen Sie Verantwortlichkeiten fest
    • Gespräche führen
    • Termine festlegen
  • Prozessgestaltung
    •   Trigger identifizieren und Pflegeprozess gestalten.
  • Datenbank füllen
    • bereits vorhandene Daten identifizieren
    • Importmöglichkeiten prüfen
  • Pflege der Daten
    • erneut Gespräche führen
    • Prozesse anpassen

Erfahrungsaustausch

Wie haben Sie Ihr Projekt umgesetzt? Wo lagen Ihre schwerpunkte und wie sind Sie vorgegangen? Sollten Sie Fragen oder Anregungen haben stehe ich Ihnen gerne zur Seite und würde mich über einen Erfahrungsaustausch mit Ihnen freuen.